Producto

SicofERP: ERP para entidades públicas en Colombia

El sistema con el que entidades del Estado llevan presupuesto, tesorería, contabilidad, rentas, nómina y contratación sobre un mismo dato. En operación desde el año 2000.

18 módulos, con integración nativa a DIAN, PILA y SIGEP II.

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Qué es

No es un ERP corporativo
con un módulo de presupuesto encima.

SicofERP nació dentro de una entidad pública —el módulo de tesorería del Municipio de Medellín, en el año 2000— y creció veinticinco años con la normativa que esas entidades tienen que cumplir. Hoy son 18 módulos que escriben sobre la misma base de datos.

ERP corporativo adaptadoSicofERP
De dónde vieneEl sector privado, con lo público agregado despuésLa tesorería de una alcaldía, en el año 2000
CDP, RP y orden de pagoDesarrollo a la medida sobre el estándarParte del núcleo
Reportes CGN, CHIP, CUIPO, SIRECISe arman por fuera del sistemaSalen del módulo que ya tiene el dato
DIAN, PILA y SIGEP IIConector de un tercero o archivo planoIntegración nativa
Dónde correTu infraestructura o la de un terceroDatacenter propio TIER 3 en Colombia, si lo quieres así
A quién le escalasAl distribuidor que te lo implementóA quien escribió el código

Eso es lo que significa el 360°: no que el sistema haga muchas cosas, sino que no haya que reconciliarlas entre sí. El CDP, el RP, la orden de pago y el asiento contable no son cuatro registros que alguien cuadra a fin de mes; son el mismo hecho visto desde módulos distintos.

Para quién es

  • Entidades territoriales. Alcaldías y gobernaciones que manejan el ciclo completo, del presupuesto al recaudo.
  • Corporaciones autónomas regionales y entidades del gobierno central.
  • Entidades educativas e institutos de recreación y deporte.
  • Loterías y empresas industriales y comerciales del Estado.
  • ONG y organizaciones que ejecutan recursos públicos y responden por ellos.

Lo que tienen en común no es el tamaño. Es la obligación de rendir cuentas con datos que cuadren entre sí, y de sostener esa disciplina aunque cambie la administración.

Señales de que ya lo necesitas

  • Los reportes a entes de control se arman a mano. Alguien consolida en Excel lo que sale de tres sistemas y firma el resultado.
  • Cada administración estrena sistema. Con la migración se pierde la serie histórica y se vuelve a empezar de cero.
  • Talento humano vive por fuera. La nómina se liquida en un lado, PILA se digita en otro y las hojas de vida se suben a SIGEP una por una.
  • El recaudo no habla con la contabilidad. Rentas, cobro coactivo y tesorería llevan cada uno su propia verdad.
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Si lo único que necesitas es llevar contabilidad, un software contable cuesta menos y te sirve igual. Lo decimos aunque no nos convenga.

SicofERP

Los 18 módulos

Se contratan por bloques, no todos de una vez. Lo habitual es empezar por el núcleo financiero —presupuesto, tesorería y contabilidad— y sumar los demás a medida que la entidad los necesita. Todos escriben sobre la misma base.

SicofERP 360° PresupuestoTesorería ContabilidadRentas e impuestos Cobro persuasivo y coactivoFiscalización NóminaRecursos humanos ContrataciónGestión de contratistas Activos fijosInventarios y almacén Deuda públicaCajas menores ViáticosPlan de desarrollo Gestión de proyectosCatastro multipropósito

Lo que un ERP genérico no trae

  • Integración nativa DIAN. Facturación electrónica, documento soporte y nómina electrónica emitidos desde el propio ERP.
  • Integración PILA y SIGEP II. La entidad deja de sostener puentes manuales entre sistemas del Estado.
  • Conciliación bancaria automática. Importa el plano del banco y compara contra tesorería sin manipular el archivo antes.
  • Portal transaccional. Proveedores, contratistas y empleados hacen sus trámites sin pasar por ventanilla.
  • Sicof App. Directivos aprueban CDP, RP y órdenes de pago desde el celular; los empleados descargan colillas y certificados.
  • Catastro multipropósito. Digitalización y actualización de predios conectada al módulo de rentas y cobro coactivo. Ver la solución.
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Integraciones

Contra los sistemas del Estado,
no contra un archivo plano.

Los documentos electrónicos se emiten desde el propio ERP, no desde un proveedor externo al que haya que mandarle un archivo. El documento que se transmite y el registro que queda salen del mismo hecho, así que no pueden diferir.

01

DIAN

Facturación electrónica, documento soporte para las compras a quien no está obligado a facturar, y nómina electrónica generada desde la misma liquidación que paga a los empleados.

02

PILA

Planilla Tipo K incorporada al módulo de nómina, con la normativa de seguridad social actualizada en el sistema y no en un instructivo aparte. Incluye actividades económicas para afiliación a ARL y reporte CHIP de personal y costos.

03

SIGEP II

Hojas de vida de los servidores públicos desde el módulo de talento humano, con evaluaciones de desempeño 90° y 360°, matriz de riesgo GTC 45 del SG-SST y certificados laborales automáticos con funciones.

Sobre el último hay algo que conviene decir: SIGEP II lo construimos nosotros. Función Pública nos contrató para reunir en un solo sistema las hojas de vida de los servidores públicos, las entidades del Estado y su información financiera. Hoy centraliza más de 6.000 entidades y 1.200.000 hojas de vida actualizadas en línea. No integramos contra un sistema ajeno: integramos contra uno que conocemos por dentro.

Entes de control

El reporte sale del módulo
que ya tiene el dato.

Sin consolidación previa en hojas de cálculo, y sin que alguien tenga que firmar una cifra que armó a mano la noche anterior.

ReporteParaSale de
CGNContaduría General de la NaciónContabilidad
CHIPPersonal y costosNómina
CUIPOInformación presupuestalPresupuesto
SIRECIContraloría General de la RepúblicaPresupuesto

El módulo contable genera además balance, estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio, flujo de efectivo y certificados en lote. El de presupuesto controla la ejecución por fuente de financiación y los cierres mensuales y anuales.

Cómo se contrata

  • Por bloques, no todo de una vez. Lo habitual es empezar por el núcleo financiero —presupuesto, tesorería y contabilidad— y sumar los demás módulos a medida que la entidad los necesita.
  • Con la infraestructura incluida, si quieres. Alojado en nuestro datacenter TIER 3 en Colombia, el software y el servidor donde corre quedan bajo un mismo contrato.
  • Con soporte del mismo equipo. La mesa de ayuda responde sobre el sistema que construimos, no sobre uno que nos pasaron a mantener.

Qué necesitamos de tu lado

  • Un responsable por área. Presupuesto, tesorería, contabilidad y talento humano validan sus propios procesos: nadie conoce mejor las excepciones de la entidad.
  • Una decisión temprana sobre el histórico. Hasta qué año se migra es la definición que más mueve el cronograma y el costo.
  • Tiempo de quienes hoy hacen el trabajo a mano. Es la parte que más se subestima, y la que decide si la implementación sale cuando se prometió.
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Entidades que ya operan con nosotros

Los números son los que
le reportamos a cada entidad.

Dos que se pueden contar con cifras. Hay más, y podemos mostrarte cualquiera de ellos por dentro.

Alcaldía de Bello

La idea

Dejar de cambiar de ERP cada administración y tener un solo sistema para lo financiero, los activos, el talento humano y el recaudo.

Lo que construimos

SicofERP para el control integral de la entidad, con los módulos financieros, de activos, de talento humano y de rentas conectados al mismo dato.

Resultados
  • Ingresos del municipio: de $36.000 mm en 2010 a $160.000 mm en 2023
  • Procesos administrativos estandarizados y auditables

Ver sector público →

SIGEP II

La idea

Reunir en un solo sistema las hojas de vida de los servidores públicos, las entidades del Estado y su información financiera.

Lo que construimos

Sistema de gestión de empleo público que consolida, administra y procesa información institucional nacional y territorial. Es el sistema con el que SicofERP integra el talento humano.

Resultados
  • 6.000+ entidades centralizadas
  • 1.200.000 hojas de vida actualizadas en línea

Ver el caso completo →

2000
Año en que nació SicofERP, en el Municipio de Medellín
18
Módulos sobre una misma base de datos
+300
Clientes usando hoy nuestras soluciones
CMMI 5
Nivel más alto del modelo, con ISO 27001 sobre la operación

¿Quieres verlo con los datos de tu entidad?Treinta minutos con alguien que ya implementó SicofERP en una entidad parecida a la tuya — y que te dirá si no es lo que necesitas.

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